Privacy verklaring - Omgangshuis Loman

Privacyverklaring

Omgangshuis Loman houdt, om de zorg voor u zo goed mogelijk uit te kunnen voeren, registraties bij
van uw administratieve gegevens en de geleverde zorg.

Op deze registraties is per 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van
toepassing. De AVG bevat regels met betrekking tot het doel van de registratie, de aard van de gegevens die worden geregistreerd, het beheer van de gegevens, de personen die toegang hebben tot die gegevens en het inzagerecht van cliënten. Wij hebben de van toepassing zijnde zaken vastgelegd in onderstaand reglement.

Toegang tot het cliëntdossier
Omgangshuis Loman maakt gebruik van een electronisch clienten dossier. Er heeft een beperkt
aantal personen toegang tot dit dossier van jou/uw kind. Dit zijn:
a. Het bestuur;
b. Begeleiders van Omgangshuis Loman voor het rapporteren/registreren en
complementeren van het clientendossier (hiervoor zijn wettelijk gestelde eisen);
c. De gedragswetenschapper van Omgangshuis Loman
d. Medewerkers administratie voor het berichten verkeer tussen Omgangshuis Loman en de
gemeenten.

Bovenstaande personen hebben allemaal een geheimhoudingsplicht.

Alleen gegevens die te maken hebben met de begeleiding van jeugdigen worden in het dossier
opgeslagen.
Omgangshuis Loman heeft een samenwerkingsverband met andere zorgaanbieders, er zal niet
zonder schriftelijke toestemming overleg plaatsvinden tussen Omgangshuis Loman en andere
zorgaanbieders.
Gegevens van de jeugdige worden niet aan derden verstrekt, ook niet aan naaste familie. Gegevens
worden pas vrijgegeven nadat de jeugdige of diens wettelijk vertegenwoordiger hiervoor schriftelijk
toestemming heeft gegeven middels een formulier ‘Toestemmingsverklaring delen van informatie met
derde’, en voor elke verstrekking van informatie wordt opnieuw om toestemming gevraagd. Ook na
een eventueel overlijden worden de gegevens niet openbaar gemaakt.
Omgangshuis Loman maakt bij het doen van activiteiten foto’s en heeft camera beelden, deze
worden niet openbaargemaakt zonder toestemming. Belangrijke communicatie via Whats app wordt
zoveel mogelijk vermeden, maar kan worden opgenomen in het cliëntendossier.

Bewaartermijnen

Nadat de jeugdige uit zorg gaat, worden de gegevens zodanig gearchiveerd dat alleen het bestuur met inachtneming van onderstaand:

Bij volwassenen is de bewaartermijn twintig jaar.
Bij minderjarigen start de bewaartermijn vanaf het achttiende levensjaar. Gegevens moeten
voor hen dus bewaard blijven tot het 39 e levensjaar, behalve wanneer zij voortijdig overlijden. In
dat geval geldt een bewaartermijn van twintig jaar vanaf de datum van overlijden.
Dossiers van overleden volwassenen moeten twintig jaar bewaard blijven, gerekend vanaf de
laatste wijziging in het dossier over de begeleiding of het overlijden.
Fiscale gegevens (omtrent betalingen) dienen zeven jaar bewaard te worden.

Rechten van de jeugdige/ouder/opvoeder

De jeugdige c.q. diens wettelijk vertegenwoordiger heeft het recht om de gegevens die over de
jeugdige zijn vastgelegd in te zien. Wanneer de jeugdige of diens wettelijk vertegenwoordiger meent
dat gegevens onjuist zijn vastgelegd, dan kan de jeugdige /wettelijk vertegenwoordiger schriftelijk verzoeken deze te wijzigen. Ouders mogen informatie in het dossier over zichzelf inzien, echter niet
over de adere ouder of andere opvoeders.

Jeugdige en/of diens wettelijke vertegenwoordigers hebben:
o Het recht op dataportabiliteit - het recht om persoonsgegevens over te dragen (artikel 20 AVG);
o Het recht op vergetelheid - verwijdering van (alle) gegevens in het dossier en het recht om
‘vergeten’ te worden (artikel 17 AVG);
o Het recht op inzage in het dossier en het recht op rectificatie en aanvulling (artikel 16 AVG);
o Het recht op beperking van de verwerking - het recht om minder gegevens te laten verwerken
(voor meer informatie over situaties en criteria verwijzen wij u naar de volgende link:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-
privacywetgeving/rechten-van-betrokkenen#wat-houdt-het-recht-op-beperking-van-de-
verwerking-in-6348);
o Het recht om bezwaar te maken tegen gegevensverwerking.
Jeugdigen en wettelijke vertegenwoordigers hebben het recht op duidelijke informatie over wat wij met uw persoonsgegevens doen. Wanneer u gebruik wilt maken van een van (een van) bovengenoemde
rechten, dan kunt u hiervoor een afspraak maken. Wij vullen dan samen met u het ‘Formulier uitvoering
Algemene Verordening Gegevensbescherming’ in, omdat wij vast willen leggen van welk recht u gebruik maakt en wat de acties zijn geweest.

Verwerking van gegevens
Betrokken instanties en ketenpartners waar Omgangshuis Loman gegevens mee uitwisselt zijn opgenomen in een verwerkersregister. U mag te allen tijde dit overzicht bij ons opvragen. Tevens is er met alle partijen waar vertrouwelijke (persoons) gegevens mee wordt uitgewisseld een verwerkersovereenkomst opgesteld en ondertekend. Wanneer u van mening bent dat wij niet op de juiste manier met uw gegevens omgaan, kunt u dit via de geldende klachtenprocedure kenbaar maken of bellen met Jolanda Loman. Naam verwijderen